Cómo estructurar el equipo en tu agencia de marketing

Bienvenidos a una nueva entrada del blog de MKD. En esta ocasión, vamos a tratar como realizar el diseño de la estructura organizativa en marketing digital así como sobre el diseño y realización de organigramas.

Cuando hablamos de una estructura organizativa en marketing digital, nos estamos refiriendo a departamentos dentro de las empresas o agencias.

Diseño de la estructura organizativa en Marketing Digital

Las organizaciones son entidades sociales formadas por individuos que pretenden conseguir ciertos fines y objetivos por medio de funciones diferenciadas que se  procura estén racionalmente coordinadas y dirigidas con una cierta continuidad en el tiempo todo de forma eficiente y eficaz

Se denomina enfoque organizativo al conjunto de filosofías, conceptos y herramientas que los directivos utilizan para dirigir y estructurar su organización.

Los tipos de enfoques organizativos son:

• Enfoque autoritario: Se emplea cuando el directivo debe tomar decisiones de forma individual. Es habitual en directivos que saben de forma clara hacia donde deben dirigir la organización. Reconoce la jerarquía como un factor esencial para conseguir el éxito empresarial. Se espera que el jefe indique el camino y que el resto lo prosigan. La coordinación entre las personas que hacen su trabajo pasa esencialmente por el jefe.
• Enfoque burocrático: Son organizaciones que marchan en ambientes estables y por ende ofrecen productos y servicios estándar. Por este motivo muchas de sus resoluciones, procesos de trabajo, solución de inconvenientes, están estandarizadas, si algo debe hacerse de forma estandarizada debe proseguir el procedimiento conveniente. Como se habla de buenas organizaciones, las reglas y procedimientos están bien diseñados y responden a las condiciones de su ambiente, con lo que dejan una veloz y eficaz actuación.
• Enfoque grupal: Este enfoque pone en primer plano al conjunto o bien a los diferentes conjuntos en la empresa; confía en las posibilidades de las personas y sobre todo en la capacidad del esmero colectivo. La autoridad se delega en el conjunto. Se deciden planes y métodos de trabajo a través de pactos. El jefe se reserva para las cosas que deben ver con los diferentes conjuntos en común y para solucionar los diferentes enfrentamientos entre conjuntos. Su tarea es sobre todo fortalecer el trabajo de los conjuntos. Como se habla de buenos directivos cuando el directivo debe tomar las resoluciones de forma individual lo va a hacer sin complejidad.
• Enfoque individual: Se semeja al precedente en que una parte de la confianza en las personas y en su responsabilidad para solventar sus inconvenientes apropiadamente. Se distingue de él en que pone la autoridad a cargo de las personas separadamente y no en el conjunto. Este enfoque confía más en las posibilidades de las personas que actúan por si acaso solas que las que lo hacen en un conjunto.

Estos enfoques no se presentan puros, sino como una combinación de todos, si bien en general prevalece uno. Aunque no se presenten puros, toda organización tiende a confiar más en uno de ellos que en el resto y eso le identifica.

No hay un enfoque por entero bueno ni malo. El mejor enfoque es el que mejor se amolda a la situación predominante.

Existen factores del entorno externo e interno que influyen en el diseño de la estructura organizativa (Mintzberg, 2001) como por ejemplo: la tecnología, las necesidades de los empleados, las tendencias, la edad y el tamaño de la organización, la forma jurídica…

Hoy día, merced a la cada vez mayor capacitación de las personas -y al apoyo de las tecnologías de la información- es posible avanzar poco a poco en la simplificación de la estructura, lo que implica mayor responsabilidad para más personas.

Un sistema se puede definir, de manera general, como un conjunto de elementos interrelacionados entre si y con su entorno

Las propiedades más relevantes de los sistemas son:

• Las variaciones en algunas de las partes o de las interrelaciones repercuten en el resto de las partes y de las interrelaciones
• El óptimo de las partes no necesariamente determina el óptimo del sistema

Los enfoques de contingencia tratan de demostrar que la eficiencia organizacional no se alcanza siguiendo un único modelo. Esto significa que no hay una única forma que sea mejor para organizarse con la intención de alcanzar los objetivos diferentes de las organizaciones dentro de un entorno también variable.

Los estudios actuales sobre las organizaciones complejas llevaron a una nueva perspectiva teórica: la estructura de una organización y su funcionamiento son dependientes de la interfase con el entorno externo.

La más notable contribución de los autores del enfoque de la contingencia está en la identificación de las variables que producen mayor impacto sobre la organización, como el ambiente y la tecnología, para entonces pronosticar las diferencias en la estructura y en el funcionamiento de las organizaciones debidas a las diferencias en estas variables.

De esta forma, diferentes entornos requieren diferentes relaciones organizaciones para una eficiencia óptima. Se hace preciso un modelo apropiado para cada situación dada. Por otra parte, diferentes tecnologías conducen a diferentes diseños organizacionales.

• Cada situación se debe analizar de forma singular
• Situaciones parecidas (pequeñas variaciones) generalmente requieren soluciones diferentes

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una organización.

El organigrama, ofrece información sobre determinados aspectos de la estructura organizativa, como por ejemplo:

• Jerarquías
• Posible agrupamiento funcional
• Subordinación
• Prioridad de objetivos

¿Qué no nos ofrecen?.

• Relaciones transversales entre diferentes niveles de la organización
• Procesos estables
• Reparto de la autoridad
• Sistemas de coordinación

Contamos con 4 elementos para el diseño adecuado de la estructura organizativa:

• División y especialización del trabajo: Consiste en dividir un trabajo (siempre que se pueda) en partes más pequeñas para asignar estas partes posteriormente a personas para que las desarrollen. La especialización provoca un aumento de la productividad por la repetición. Al dividir el trabajo este se simplifica.
• Agrupamiento organizativo o departamentalización: Consiste en el agrupamiento de personas, recursos y funciones en una unidad operativa de trabajo con objetivos comunes y una dirección efectiva común. La agrupación en una unidad operativa de trabajo a personas que realizan trabajos similares presenta ventajas como mejor desarrollo de la función y desventajas como la perdida de visión global y falta de compromiso con el resultado final.

• Coordinación: Son los mecanismos que permiten llevar de manera eficaz el manejo de cada parte de la organización. Los principales tipos de coordinación son:
  • Ajuste mutuo
  • Supervisión directa
  • Estandarización del trabajo
  • Estandarización de la producción
  • Estandarización de procesos
• Delegación de la autoridad: Se define como la transferencia de la capacidad de decisión a otra persona.

La estructura organizativa en una agencia de marketing digital

Una agencia o departamento de marketing digital, requiere de profesionales de diferentes áreas que aporten una visión global, no solo de las tareas de operaciones clave, si no también de otros aspectos relacionados con la gestión, las ventas, las finanzas, los recursos humanos…

Es por este motivo que identificar cuáles son las tareas a desarrollar, la especialización que van a tener… es básico primero para describir los perfiles requeridos para crear el equipo perfecto.

No obstante, ya antes de adentrarnos en ellos, es esencial resaltar que no es una regla fija y estos cambiarán conforme el volumen y los objetivos de cada agencia.

Perfiles Operativos de una Agencia de Marketing Digital

KEY ACCOUNT MANAGER

Es la persona encargada de administrar las cuentas clave de los clientes del servicio de la organización. Su primordial función es cerciorarse de que existan buenas relaciones entre los clientes del servicio y la compañía. Además de esto, se hace cargo de efectuar una evaluación inicial de toda la información precisa ya antes de emprender una estrategia digital con un cliente del servicio. Todo ello mediante un contacto progresivo con su equipo.

DIRECTOR DE ESTRATEGIA DE SOCIAL MEDIA

Encargado de diseñar y definir la estrategia y organización de recursos para poder implementar la estrategia de comunicación en redes sociales. Además de esto, es responsable de controlar todas y cada una de las acciones efectuadas.

CONTENT MANAGER

Su función primordial es asegurar una congruencia de contenidos y de estilo acorde a la política y objetivos de la compañía. Se encarga además de esto, de establecer qué contenidos se marchan a publicar y exactamente en qué plataformas se marchan a propagar.

El Content Mánager tiene que comprobar que todos y cada uno de los contenidos sean de calidad y que sean similares y también interesantes para el público objetivo de la compañía. Generalmente se hace cargo de los textos de la página web, emailings, comunicados, etcétera

SEO MANAGER

Responsable de posicionamiento orgánico de forma genérica, aunque cada vez debe tener un conocimiento más amplio sobre keyword research, experiencia de usuario, estrategia…

MARKETING AUTOMATION MANAGER

Cada vez más importante incorporar un responsable de automatización de procesos. Con las nuevas herramientas que hay en el mercado, las funciones de automatización de marketing ya que incrementan la capacidad operativa de la empresa, reduce costes y permite mejorar el rendimiento general del marketing digital.

SEM MANAGER

El SEM manager es el encargado de administrar las campañas de pago de la empresa, bien sean CPC, display…

ANALISTA DIGITAL

Tan esencial es establecer una estrategia digital como examinar los resultados para futuras estrategias. Es acá donde entra el Data Analyst, quien se hace cargo de conocer el Return of Investment de las acciones efectuadas. De manera continua trabaja con datos, analizándolos y monitorizándolos. La enorme cantidad de datos que una compañía produce, hace que este perfil sea hoy un indispensable en cualquier empresa.

UX/UI DESIGNER

Es la persona que diseña la arquitectura y estructura de la página web (y de otras plataformas en caso que las tenga) con el propósito que sea usable y funcional. Su función es guiar a los usuarios en las plataformas digitales y que estos no se sientan perdidos. Trabaja codo a codo con el encargado de posicionamiento en buscadores y el programador para prosperar el posicionamiento de la compañía o de la marca.

PROGRAMADOR

Se encarga de desarrollar aplicaciones, plataformas y programas informáticos por medio de sus conocimientos en software y código fuente. En otras palabras, crea los formatos tecnológicos de la compañía como pueden ser una web, una aplicación mobile o bien un programa de CRM.

Esperamos que esta entrada sobre estructura organizativa en Marketing Digital os haya resultado de interés. Para cualquier aspecto relacionado con el diseño de la estrategia o estructura organizativa de tu empresa, no dudes en contactar con MKD. Hasta pronto.